О Боже! ❗Инструкция по заполнению 6-НДФЛ за I квартал 2023 года
Расчет 6-НДФЛ состоит:
- титульного листа;
- раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
- раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
- приложения 1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица» (замена 2-НДФЛ).
Отчет составляется нарастающим итогом, поэтому сведения из регистров налогового учета необходимо брать начиная с 1 января 2023 года. Все страницы отчета нумеруются в общем порядке: 001, 002, 003 и далее. Все поля с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если данные отсутствуют — заполняйте 0. Если сведения какого-либо раздела не умещаются на одной странице — укажите их на дополнительных листах.
Указывать отрицательный суммы в 6-НДФЛ нельзя, это прямо запрещено правилами заполнения отчета. Российское законодательство не содержит понятий отрицательного дохода и налога. Для показателей, которые вычитаются при расчете налога, предусмотрены отдельный поля. В них также указываются положительные суммы.
На титульном листе отчета заполняются общие сведения о компании: краткое наименование налогового агента, его ИНН и КПП. При оформлении расчета за обособленное подразделение — указывайте КПП обособленного подразделения. Дополнительно на первом листе заполняется номер корректировки (для первичного отчета указывается «0—«), отчетный период (код годового периода — 34), календарный год (2022), а также — код налогового органа, в который предоставляется отчет (он состоит за 4-х цифр: первые две — код региона, оставшиеся — код ИФНС).
В поле «По месту нахождения (учета)(код)» заполняется код места представления отчета:
- 120 — по месту жительства ИП;
- 214 — по месту нахождения компании;
- 220 — по месту нахождения ОП.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ больше не нужно указывать срок уплаты НДФЛ. С 2023 года действуют общие сроки уплаты, в том числе для НДФЛ с больничных и отпускных. В полях 021–024 раздела 1 указывайте суммы НДФЛ к уплате по первому, второму, третьему и четвертому сроку соответственно. Поле 024 раздела 1 по четвертому сроку уплаты налога заполняйте только в годовом расчете.
В расчет за I квартал 2023 года необходимо включить суммы удержанного НДФЛ за следующие периоды:
- в поле 021 указывается налог за период 1-22 января;
- в поле 022 — налог за период с 23 января по 22 февраля;
- в поле 023 — за период с 23 февраля по 22 марта;
- поле 024 в 6-НДФЛ за I квартал не заполняется.
С 1 января 2023 года налоговые агенты обязаны удерживать НДФЛ с аванса. Это связано с тем, что с 2023 года датой получения дохода физлица в виде зарплаты будет дата денежной выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). В 6-НДФЛ аванс и НДФЛ с него отражайте в месяце выплаты.
Поля 030-032 предусмотрены для информации о возвращенных физлицу суммах налога. В поле 031 указывается дата перечисления излишне удержанного НДФЛ на счет сотрудника, а в поле 032 — сумма возврата. В поле 030 заполняется общая величина возвращенных налогов за последние три месяца.
Раздел 2 предназначен для обобщения сумм доходов, исчисленных и удержанных налогов. Аналогично первому разделу, заполнять необходимо нарастающим итогом. Для каждой налоговой ставки и КБК необходимо заполнять отдельный раздел 2. Если НДФЛ со всех доходов рассчитывается по ставке 13% (независимо от основания для расчета) и перечисляется на один КБК, то такие доходы заполняйте на одном листе раздела 2.
В поле 110 включаются только те доходы, дата фактического получения которых приходится на отчетный период, за который составляется расчет. Например, доход в виде зарплаты отразите в том периоде, за который ее начислили, а больничное пособие — в периоде его выплаты сотруднику.
В расчет необходимо все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. При этом из общей суммы начисленного доходы, заполненного в строке 110, необходимо выделить:
- дивиденды (строка 111);
- зарплату, премии, отпускные, выплаты социального характера (строка 112);
- выплаты дохода в рамках гражданско-правовых договоров (строка 113);
- доходы высококвалифицированным специалистам (строка 115).
В поле 120 заполните численность физических лиц, которые в течение отчетного периода получали доход, облагаемый по соответствующей ставке. В поле 121 указывается количество высококвалифицированных специалистов. Если в течение годы сотрудник уволился, а потом — вернулся, укажите его только один раз.
Поле 130 используется для указания общей суммы вычетом по всем работникам. В эту строку включаются все вычеты, которые уменьшают доход сотрудника при определении суммы НДФЛ (стандартные, имущественные и прочие). Дополнительно в этой строке указываются суммы, уменьшающие налоговую базу (если доходы освобождены от налога в пределах норматива 4000 рублей).
В поле 140 «Сумма налога исчисленная» отразите сумму исчисленного налога по ставке из поля 100 нарастающим итогом с начала года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников. В поле 141 «в том числе сумма налога, исчисленная с доходов в виде дивидендов» выделите сумму НДФЛ, которую вы начислили с выплаченных дивидендов по всем физическим лицам с начала года. В поле 142 выделите НДФЛ, исчисленный с доходов высококвалифицированных специалистов.
В поле 150 заполняется сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранных работников, работающих по патентам. Эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного налога. В поле 106 заполняется сумма налога, удержанного с начала года.
Важно отметить, что рассчитанный и удержанный НДФЛ (строки 140 и 160) могут не совпадать. Например, если в поле 110 отражен доход, которые фактически не был выплачен сотруднику, то в поле 160 налог с такого дохода не будет указан (он будет удержан в другом периоде).
Если организация выплачивает доход в натуральной форме или по иным причинам не может удержать НДФЛ, необходимо указать сумму неудержанного налога в строке 170. При излишнем удержании НДФЛ (например, при расчетной ошибке) — заполняется поле 180. Возвращенную сумму налога укажите в поле 190 и расшифруйте помесячно в строках 030-032.
При заполнении 6-НДФЛ за I квартал 2023 года необходимо включить справку о доходах и суммах налога физического лица в итоговый расчет. В приложении заполняются сведения о выплатах в адрес физических лиц за истекший налоговый период, а также — о суммах НДФЛ с доходов сотрудников. Дополнительно заполняются сведения о невозможности удержать налог и информация о доходах, с которых не смогли удержать НДФЛ.
В случае ликвидации организации или обособленного подразделения необходимо сдать расчет 6-НДФЛ за период до момента ликвидации и сведения о доходах работников. Налоговым периодом при ликвидации является период с 1 января до дня ликвидации.
